フィルターオプション

February 10, 2019
excel データ入力 操作

フィルターオプション

FormeCollector.xlsmで自動作成されるテーブルを直接、解析に使うのは避けたい場合もあると思います。自由な解析を行う際は特にです。 テーブルやシートのコピーでも対応できますが、今回はExcelのフィルターオプション機能を使用して別シートにレコード(行)を 抽出する方法を説明します。尚、リアルタイムの抽出はできません。

この方法は別のブックからも可能な方法なので、編集を極力避けたいマスターシートからデータのみ拝借ということもできます。

手順説明

具体的な手順を説明します。今回は別シートにレコードを抽出するので、まずデータテーブルのあるブックを開き、 新しくシートを追加します。以降、データテーブルのあるシートを参照シート、新しく追加したシートを解析シートと呼びます。

STEP.1

参照シートのデータテーブルのヘッダーをコピーし、解析シートに2箇所貼り付けます。 1箇所は検索用、もう1箇所はレコード展開用です。

参照シート

解析シート

フィルターオプションではヘッダー行の項目が一致していなくてはならないので、コピーするのが無難ですが 直接入力しても問題ありません。また、全てのヘッダーを入力する必要もありません。必要なフィールド(列)のみ抽出が可能です。

先に条件を入力します。行がOR検索、列がAND検索となります。検索条件は文字列として入力します。(先頭にをつける)

'=AAA や '>2019/02/10

STEP.2

解析シートを選択した状態でデータタブ > フィルターオプション 詳細設定をクリックします。

フィルターオプションの設定ダイアログが表示されるので、抽出先指定した先に変更し、 リスト範囲をクリックします。

解析シート上のテーブル全てを選択します。(ヘッダー行を含まれるようにする。)

選択後、検索条件範囲抽出範囲解析シートの貼り付けた部分を選択します。 抽出範囲はヘッダー行のみを選択します。

STEP.3

完了です。条件にあったレコードのみが抽出範囲の下に貼り付けられます。

抽出例

以下の表を参照して、検索条件を変えた抽出例を示します。

担当者AAAのみを抽出
No 参照データ 備品ID 数量 日付 担当者 備考 品名
=AAA

担当者がAAAで、日付が2018/9/1以降のものを抽出
No 参照データ 備品ID 数量 日付 担当者 備考 品名
>=2018/9/1 =AAA

担当者がAAAで、日付が2018/9/1以降で数量が0未満のものを抽出
No 参照データ 備品ID 数量 日付 担当者 備考 品名
<0 >=2018/9/1 =AAA

OR検索
No 参照データ 備品ID 数量 日付 担当者 備考 品名
<0 >=2018/9/1 =AAA
<0 >=2018/9/1 =BBB

他のブックを参照

STEP.2リスト範囲を参照したいブックのテーブルを選択することで、データのみを得ることができます。

フィルターに比べ、フィルターオプションの設定は手間が多いです。しかしその分きめ細やかな検索が可能です。 一般的にマスターシートからコピーして解析を行う場合が多いのではないでしょうか。その方法でもなんら問題ありませんが、 操作を間違えてしまい、ファイルを破損させる可能性はゼロではありません。 このフィルターオプションなら範囲選択だけなので気軽です。

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